Použití koncepce Modelu excelence EFQM a metodiky Process Quality Management (PQM) pro přezkoumání systému managementu

Model excelence EFQM

Vrcholové vedení musí přezkoumávat informace o externích a interních aspektech (4.1 ISO 9001) a informace o zainteresovaných stranách a jejich požadavcích (4.2 ISO 9001). Ke splnění požadavku a vytvoření důkazu o tomto přezkoumání může být použit koncept sebehodnocení organizace jejím klíčovým managementem, např. vrcholovým vedením, s pomocí dotazníku dle Modelu excelence EFQM. Dotazník umožní shromáždit názory managementu na to, jaké má firma „Předpoklady“ (5 kritérií) k tomu, aby zvyšovala svoji úspěšnost, a jakých dosahuje „Výsledků“ (4 kritéria). Výsledek je založen na bodovém hodnocení (maximální počet bodů je 1000, z toho 50% bodů se váže k „Předpokladům“ a 50% k „Výsledkům“). V případě opakovaného sebehodnocení (např. v rámci přezkoumání systému managementu dle 9.3 ISO 9001), sledovat u jednotlivě i celkově trendy zlepšování.

Na základě vyplněných dotazníků je možno zpracovat bodové hodnocení použitím metodiky RADAR (metoda použitá pro bodové hodnocení žádostí o Evropskou a národní ceny za jakost), sestavit graf, z jehož mocí bude možno sledovat meziroční trend u jednotlivých kritérií a vypracovat stručné závěry. Třeba pro prezentaci ve zprávě o výkonnosti systému managementu a o příležitostech ke zlepšování (5.3 ISO 9001).

Process Quality Management (PQM)

Další požadavkem normy ISO 9001 je, aby přezkoumání systému managementu bylo plánováno a prováděno s přihlédnutím k výkonnosti procesů (3) c) 9.3.2. ISO 9001). V organizaci probíhá řada procesů. Některé jsou životně důležité, některé méně důležité. Pro účely přezkoumání výkonnosti procesů a stanovení priorit je možno použít metodiku Process Quality Management. Tato metoda je založena na stručné formulaci max. 8 nejdůležitějších dílčích cílů / klíčových faktorů úspěšnosti (KFÚ), např. vysoká kvalita, spokojení zákazníci, přijatelná cena, vysoká produktivita práce, a na stručném pojmenování procesů, které umožňují dosáhnout stanovené cíle (např. sledování požadavků zákazníků, vývoj nových produktů, školení zaměstnanců ad.). Každému z definovaných procesů kompetentní management přidělí známku výkonnosti: A – vynikající výkonnost, B – dobrá výkonnost, C – slabší výkonnost, D – špatná výkonnost, E – žádná nebo velmi špatná výkonnost nebo proces vůbec nefunguje.

Z takto získaných podkladů lze sestavit matici, která bude mít na jedné ose seznam procesů a známky jejich výkonnosti a na druhé ose seznam cílů. Pak se v matici se označí (X), které z procesů jsou nezbytné pro dosažení jednotlivých cílů. Výsledek, tj. vyplněná matice, je použit pro sestavení tabulky rozložení procesů ke stanovení priorit (vysoká, střední, nízká). Prioritně by pak měly být řešeny procesy, které mají aktuálně nejhorší výkonnost a zároveň ovlivňují největší počet cílů.

Výše popsané aktivity mohou být předmětem i několikadenních workshopů a školení, ale podle mých dosavadních zkušeností lze dosáhnout přijatelných výsledků i ve zkráceném režimu (brainstorming). Absolutní výsledky hodnocení nebudou tak důležité, jako cesta ke stanovení priorit a ke sledování, např. meziročních, trendů.

Závěry získané výše uvedeným způsobem je pak možno využít i pro plánování opatření pro řešení rizik a příležitostí (6.1 a e) 9.3.2 ISO 9001 a ISO 14001) a pro stanovení cílů kvality, případně i environmentálních cílů (6.2 ISO 9001 a ISO 14001).